各部门：

根据工作安排，现将我校2019年度部门立卷归档工作有关事项通知如下：

一、 归档范围

各部门2019年度在教学、管理等活动中形成的反映本部门主要职能，对本部门工作有重要凭证和参考价值的文字、图表、声像等不同载体的历史记录，包含党群、行政、学生、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会等十一类材料。

二、归档程序

各部门负责本部门各类材料的收集整理，组合立卷后向档案馆移交。档案馆负责打号、装订、编号、上架等后续工作。

各部门要指定档案管理员负责本部门档案归档工作，人员如有变动要认真履行档案交接手续，请各部门于2020年4月18日前反馈归档范围确认表，同时将电子版发送至邮箱danganguan@neuq.edu.cn。各类归档用表，请到档案馆网站下载。

（一）文件材料类

1．收集整理，将2019年需要立卷归档的文件材料收集齐全、整理清晰。

2．组合立卷，将文件材料按后附归档内容顺序排列，拟定案卷标题，编制目录，填写备考表。

3．档案移交，纸质档案和电子档案同时移交，并做好部门备份。

（二）声像类

各部门应随时收集整理在工作中产生的声像资料，并编制照片、光盘等的目录，加注文字说明。声像档案及目录要移交档案馆。

（三）实物类

学校使用过的各种校徽、校旗、纪念章，各种活动中获得的奖杯、奖牌、牌匾（市级以上）等，及其他有收藏价值的重要物品，均为学校实物档案。实物档案由各责任部门负责保管，档案目录要交档案馆。

三、归档时间

1．2019年度部门文书档案由各部门档案管理员负责收集和整理，在2020年4月18日前移交至档案馆。

2．若各部门尚存有2019年度以前的文书档案，请各部门档案管理员收集并整理立卷后，与2019年度文书档案一并归档。

四、归档服务

各部门在档案归档过程中，如有档案业务问题，请与档案馆工作人员联系。

联系人：刘宁

联系电话：8075701

归档邮箱：danganguan@neuq.edu.cn

                                                          档案馆

                                                        2020年3月16日