各学院：

为做好2025级本科新生档案收集、整理和移交归档工作，确保每位新生档案齐全、完整、安全归档，根据《高等学校档案管理办法》《东北大学秦皇岛分校学生档案管理办法》相关规定，现将有关事项通知如下：

一、新生档案归档范围

（一）中学阶段材料：团员档案（中学入团）、高中学籍表、高中毕业生登记表、高考报名表、高考成绩与志愿表、高考体检表等；入学阶段材料包括：高考准考证、录取通知书、入学体检表、学生登记表等

（二）入学阶段材料：高考准考证、录取通知书、入学体检表、学生登记表等。

（三）其他事宜：

1.无需存档的材料，如高中毕业证、团员证、荣誉证书、身份证复印件，可返给学生。

2.关于新生档案中的党员培养材料，正式党员材料归入其档案袋内，预备党员材料、入党积极分子材料由各学院保存。

3.《入团志愿书》、正式党员的《入党志愿书》及相关材料，移交前应按党委组织部、校团委的要求登记好入党、团相关信息，以备后期查用。

4.不要随意取出其他档案材料，不确定的归档材料或相关问题请及时与档案馆人员沟通。

二、归档工作要求

为保证新生档案收取、整理、审核、装袋、移交工作的顺利进行，档案馆制定了《新生档案工作明白纸》（简称明白纸），请各学院认真按照明白纸的指导，做好新生档案各项工作，相关注意事项如下：

（一）各学院应高度重视，切实以生为本，指定专人负责新生档案收集、整理与移交归档工作。严格按照学生档案归档范围、整理规范、时限要求，确保按时将所有档案材料“应归尽归”，杜绝迟归、漏归、错归和整理不规范等现象。

（二）学生档案的整理归档具有严肃性、保密性和纪律性。学生档案材料不能由学生本人拆封、查阅。各学院应及时收集新生档案，认真核查内装的每一份材料,做好材料及内容的确认并记录。在完成入学资格、党团组织关系等审核后，按“一生一袋”的方式将新生档案装入档案馆下发的档案袋中。

（三）《学生登记表》应按学生工作处要求组织学生认真填写，学院审核并盖章确认无误后，方可归档。其他档案材料也请认真审核学生姓名和形成单位盖章等信息，审核无误后归档。

（四）新生档案，按班级、学号顺序整理排列，认真填写相关用表。

（五）对于未能按时上交档案、上交档案材料不全（如缺高中档案、高考招生档案或入团入党档案）、上交档案材料不合规的学生，各学院应列明清单，及时通知学生并督促学生尽早补齐，确实不能补齐档案的学生，需提交书面说明，经学院确认后，并将该说明材料放入档案袋中。

三、归档工作安排

1.10月24日前，各学院将负责新生档案归档工作辅导员姓名、电话、QQ号报档案馆。

2.10月28日—10月31日，各学院到档案馆领取新生档案袋及标贴打印纸。

3.10月29日，开展新生档案接收工作培训，具体时间、地点另行通知。

4.11月3日—11月31日，各学院可结合档案整理情况，提前与档案馆预约后进行新生档案移交(因学籍变动学生的档案也在此期间调整，所以在移交新生档案时请各学院务必提前预约)。

因特殊原因不能按时移交的档案，请于本学期结束前向档案馆补交。

新生档案归档工作过程中如遇任何问题，请及时与档案馆联系。

联系人：曹传伟

地 点：人文楼105室

联系方式：8075701            

                   档案馆

                    2025年10月22日