各部门：

根据学校档案管理工作相关要求，为规范2025年度档案立卷归档流程，确保档案资料的完整性、安全性和可利用性，现将本年度部门立卷归档工作安排如下。

一、归档范围

2025年度在学校各项工作开展过程中形成的，能够体现学校发展规划、反映本部门核心职能，对学校及本部门行政决策、业务开展具有重要凭证价值和参考意义的文字、图表、声像、电子等不同载体的历史记录。各部门具体归档范围，请参照《部门档案归档范围及保存期限表》，该表格可通过档案馆网站“业务指导-部门立卷归档”栏目下载查阅。

二、归档要求

目前，档案馆智慧档案管理系统已全面投入使用，各部门在完成纸质档案立卷归档的同时，须通过该系统同步完成电子档案的归档工作，确保纸电档案一致。具体要求如下：

1.2025年度部门立卷归档工作，严格按照《东北大学秦皇岛分校立卷归档操作指南》（详见附件）规范执行，确保归档材料整理规范、要素齐全。

2.涉及2025年学校重大事件、重要活动、重点工作的档案，各承办部门需重点梳理、优先整理，做到应归尽归、应收尽收，不得遗漏。

3.若各部门仍留存有2025年度以前未归档的文书档案，可按年份分类立卷，与2025年度文书档案一并移交至档案馆，统一归档管理。

三、归档培训

为帮助各部门熟练掌握智慧档案管理系统操作及立卷归档流程，档案馆将于近期组织专项培训，培训具体时间、地点另行通知。请各部门兼职档案员密切关注QQ群“东秦兼职档案员”发布的群消息，按时参加培训。

四、归档时间

各部门文书档案由本部门兼职档案员负责统一收集、整理，经部门负责人审核确认无误后，须于6月30日前全部移交至档案馆。

请各部门高度重视档案归档工作，严格按照本通知及操作指南要求，认真做好材料整理和移交工作。对确因特殊情况无法按时移交的部门，须填写《部门归档材料延期移交申请表》（可通过档案馆网站“业务指导-部门立卷归档”栏目下载），详细注明未移交原因及拟移交时间，经分管校领导审批同意后，方可延期移交。

五、归档服务

各部门在档案收集、整理、归档及系统操作过程中，如遇业务疑问或困难，请及时与档案馆工作人员联系咨询。

联系人：刘宁

联系电话：8075701 

                                                                   档案馆

                                                               2026年3月20日