各学院：

为规范做好2026级本科新生档案收集、整理、审核及移交归档工作，保障新生人事档案齐全完整、安全规范归档，依据《高等学校档案管理办法》《东北大学秦皇岛分校学生档案管理实施细则》等相关规定，现就有关工作事项通知如下：

一、归档材料范围

本次新生归档材料分为中学、入学阶段两类，同时明确不予归档材料及特殊材料管理要求，具体如下：

（一）中学阶段材料

中学阶段材料是指由学生毕业高中邮寄到我校或学生自带的档案材料，主要包括：

1.党员、团员档案。包括申请书、志愿书以及党团培养阶段形成的各项材料。其中，档案馆仅收取正式党员的党员档案。

2.高中材料。包括高中学籍表、高中毕业生登记表、综合素质评价表等材料，因省份和学校归档差异，新生交来的档案可能包括上述材料的一项或多项。

3.高考材料。包括高考报名表、成绩与志愿表、高考体检表，个别学生档案中还有高考成绩单、高考英语口语口试单。

4.其他材料。包括户口本复印件、团员档案丢失证明、高中学籍证明等。

（二）入学阶段材料

入学阶段材料是指学生报到后，由各学院及相关部门形成的档案材料，主要包括入学体检表、学生登记表、其他材料（如外语学院专业分流表）。

（三）特殊材料管理说明

1.不予归档材料：录取通知书、高考准考证、高中毕业证、团员证、团徽、各类荣誉证书复印件，以上材料不放入新生档案，统一返还学生本人。

2.党员相关材料：正式党员培养材料归入学生人事档案；预备党员、入党积极分子培养材料由各学院自行保管留存。

3.党团志愿书管理：《入团志愿书》、正式党员《入党志愿书》及配套材料，移交前须严格按照党委组织部、校团委要求完成信息登记备案。

4.材料管理规范：严禁私自抽取、拆除档案原有材料，存疑材料需及时对接档案馆核实处理。

二、归档工作要求

各学院须对照《2026级新生档案归档工作流程》（附件1）规范开展工作，压实责任、严守纪律，确保档案归档零差错、零遗漏，具体要求如下：

（一）专人负责，压实责任

各学院请指定专职人员负责新生档案工作。严格落实“应归尽归”原则，杜绝迟归、漏归、错归、整理不规范等问题。

（二）严守纪律，规范保密

学生档案为涉密材料，禁止学生私自拆封、查阅、涂改。各学院需在保密安全前提下，核查档案真实完整性，完成新生入学资格、党团组织关系审核后，按“一生一袋”标准，使用档案馆统一配发档案袋装档保存。

（三）严格审核，确保准确

严格落实材料审核制度，《学生登记表》由学生规范填写，学院审核盖章、确认无误后归档。所有档案材料需逐一核查学生姓名、部门盖章等关键信息，确保信息准确、材料合规。

（四）规范整理，有序移交

新生档案按班级、学号依次排序整理，规范填写各类配套表格。针对学生缺交，材料缺失、不合规等问题，需在系统中填写问题清单并督促学生补齐。无法补齐的需在系统中填写情况说明。

三、时间安排

1. 9月4日前：各学院报送新生档案工作专职辅导员姓名、联系电话、QQ号至档案馆，相关报送样表见附件2。

2.9月7日-11日：档案馆建立新生档案工作群，统一发布工作通知、开展业务交流。

3. 9月中旬：档案馆组织开展新生档案归档工作专项培训，具体时间、地点另行通知。

4. 9月21日—9月24日：各学院到档案馆领取新生档案袋及标贴打印纸。

5. 10月12日—10月31日：各学院预约移交新生档案。因期间需同步完成学籍变动学生的档案调整工作，所以，档案移交需提前预约。

6.11月1日—11月30日：档案馆对各学院移交档案进行复核并进行复核情况反馈。

7.11月30日前：各学院收齐学生补办归档材料并统一移交，同步在“智慧档案馆系统”中更新新生档案目录、班级移交清单、新生档案问题情况及补办情况统计表。

四、其他

   “智慧档案馆系统”操作说明和相关工作用表模板后续将发到“2026级新生档案工作qq群”中，请相关人员及时关注、下载使用。

五、联系方式

工作联系人：曹传伟

办公地点：人文楼105室

联系电话：0335-8075701

手机/微信：13833581960

QQ:745061761

工作中如有问题，请及时与档案馆对接沟通。

 

附件：1.2026级新生档案归档流程

      2.2026级新生辅导员联系方式统计表 

 

                                档案馆

                               2026年9月1日