毕业生档案转递地址的填写注意事项和常见问题解答

亲爱的2020届毕业生：

你们好！首先祝贺你们完成四年的学业，走向工作岗位，开始新的生活！

离校前，作为记录人生经历的重要证明材料——个人人事档案，也应随你一同转走，对于就业在不同行业、不同单位的毕业生，档案转递地址都应该怎样填写、有哪些注意事项呢？如何保证个人档案及时、准确、安全的转递到接收地呢？受疫情影响，毕业生档案转递工作存在一定的特殊性。结合学校疫情防控的工作部署，针对同学们的疑惑，档案馆汇总成以下材料，请毕业生认真阅读，参照说明准确确定档案转递地址。

一、档案转递凭证

毕业生人事档案转递凭毕业生就业报到证办理（考取研究生的凭录取院校调档函办理）。统计档案转递地址时，各学院将核查转入单位是否与就业报到证派遣地一致，如不一致则不能转出。

二、档案转递地址的分类

档案转递地址一般分为以下六类：

1、国营企业、国营股份制改造企业、国营股份制上市公司。一般设有独立的人事部门，可接收管理档案，也有因体制缘故，由上一级单位人事部门接收。

2、党政机关国家公务员系列。档案由所属县及县以上组织人事部门接收。

3、解放军、武警部队。由部队团以上组织部门接收。

4、文教卫（公立中小学除外）、设计科研等事业单位及原事业单位改制的股份制集团公司。一般由这些单位的人事部门接收，随着事业单位机构改革，也有指定人事代理机构接收的。

5、民营私企。原则上不管理档案，但其中比较大的或著名的上市公司可以接收档案，由他们再转交到相应的人事代理机构；绝大部分小的私企没有管理接收档案的职能，到那里工作的毕业生档案一般要委托当地人事代理机构管理。

6、中外合资、外商独资。中外合资有中方出资方人事部门接收的，也有委托当地人事代理机构管理接收的；外商独资多为委托当地人事代理机构管理接收。

三、档案转递地址的写法

1、规范写法

（1）有接收档案权限的党政军等国家机关单位、企业、公司，如国有大型企业、国有大型公司，转递地址规范：

**省**市（县）**区**路**号**单位（全称） 人事处或人力资源部

（2）无接收档案权限的企业、公司，如外企、合资公司、私营公司、一般公司，乡镇一级单位、企业、工厂、公司等单位，转递地址规范：

**省**市（县）**区**路**号**人才交流服务中心收或 **省高校毕业生就业指导服务中心

（3）考上研究生的毕业生档案转递地址规范：

**省**市**路**号**研究所（全称）人事处（或人教处）

**省**市**路**号**大学**学院党委（或研招办）

（4）有的毕业生档案由毕业生工作单位的上级单位接收管理，如 ** 中学、 ** 派出所、** 工厂、 ** 分公司、 ** 邮政所、 ** 地质队、 ** 勘测队、 ** 油田等，档案转递地址规范：

**省**市（县）**区**路**号**单位（其上级单位全称） 人事处（科）

如：湖北省武汉市洪山区教育局人事处收（洪山中学）

湖北省武汉市江岸区公安分局干部科收（**派出所）

湖北省武汉市江岸区中国移动武汉分公司人力资源部收（武汉移动江岸分公司）

以上为毕业生档案转递地址的常规写法，为了保证档案的安全、转递的准确，建议毕业生一定提前与用人单位沟通，明确正确的转递地址。

2、几种错误的写法

（1）不能用邮政信箱或街道门牌号码代替收取档案单位名称

如：** 省 ** 市 ** 路 56 号信箱 （没有具体单位） 人事处收

** 省 ** 市 ** 街 38 号（没有具体单位）人事处收

（2）收件单位不清、书写格式混乱

如：广东省广州市梧城市人才中心

（3）省级市级单位不清

如：浙江省杭州市（要区分是浙江省还是杭州市的人才中心）人才中心

（4）单位不能写简称

如:“邯郸钢铁”不能写成“邯钢”

四、常见问题解答

1、问：毕业生档案是否能自己拿回家保管？

答：不能自己拿回家保管。高校毕业生档案属于干部人事档案，应由有关人事档案管理部门或人事代理机构管理（视工作单位性质）。定级、职称评定、行业资格认证等都需要档案及档案管理机构办理；档案转递的过程是严格、严肃的，档案需密封、盖专用印章，由档案管理人员启封，他人不能随便开封查看。

2、问：毕业报到证派遣地为原籍的学生，档案会发往哪里？

答：学生档案按照与报到证派遣地一致的要求应转回生源地。毕业生一定要按报到证标注的时间及时报到，以便将档案挂靠在人才交流中心，为将来办理户口、转正定级、计算工龄、认证身份、缴纳社会保险（养老、医疗、失业、住房公积金等）、专业技术职称申报与评审、研究生报考、婚育证明等提供依据。

3、问：为什么要毕业生本人确认档案转递地址？

答：学校将按照学院提供的档案转递地址发送学生档案；

为了避免档案转递地址错误或是转递地址发生变更没有及时和学院取得联系，造成档案错发，学院汇总完毕业生的档案转递地址后，将通知毕业生本人通过网络等形式确认。

4、问:毕业生的档案通过什么途径发出？

答：目前毕业生的档案通过中国邮政EMS发出，这也是最安全的转递方式。

5、问:我校毕业生档案的转递时间？单位何时能够收到？

答：根据各学院毕业生材料的归档时间和学校的档案工作进程，毕业生档案将于七月中旬寄出，转递时间为一周到一个月。

6、问：怎样得知自己的档案已经转递？转递时间？发往何地、何单位？

答：毕业生档案转递完毕后，档案馆将毕业生档案的去向、何时发出、转递号等资料全部返给学院，学院将长期留存。请毕业生及时与学院老师联系进行查询。

7毕业后档案能否留在学校，由学校保管？

答：毕业生毕业后档案应由学校按照其毕业去向转递到相应档案管理机构进行保管，并由学籍档案转变为人事档案，满一年后便可转正定级，对今后确定工龄、评定职称等都有重要作用。未落实毕业去向的可以由学校暂存档案，但因不计算工龄，会给日后的学习生活等带来损失，建议此类毕业生将档案迁回原籍，或放在当地人才中心。

最后，祝愿所有的毕业生在未来的生活中一帆风顺！前程似锦！

                                     东北大学秦皇岛分校档案馆

                                         2020年6月1日