各部门：

根据《高等学校档案管理办法》及东秦校〔2013〕39号《档案立卷归档办法》相关要求，现将我校2020年度部门立卷归档工作有关事项通知如下：

一、归档范围

2020年度在学校整体工作中形成的体现学校发展、反映本部门主要职能，对学校和本部门行政工作有重要凭证和参考价值的文字、图表、声像等不同载体的历史记录，包含党群、行政、学生、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会等十一类材料。各部门具体归档范围参照附件：各部门归档范围确认表

二、归档要求

各部门要指定档案管理员负责本部门档案归档工作，人员如有变动要认真履行档案交接手续。档案管理员负责将本部门各类材料收集齐全，整理清晰，组合立卷后向档案馆移交。档案馆负责打号、装订、编号、上架等后续工作。

组合立卷要求：

（1）将拟归档材料（原件）按照档案分类号组卷，同一分类号可组多卷，不同分类号不可联合组卷。每卷档案厚度不得超过5cm。

（2）卷内文件材料需加盖公章（材料较多也可在侧面加盖骑缝章），按归档范围顺序排列，用铅笔标记页码，制作案卷封皮，拟定案卷题名，编制目录，填写备考表，并加盖公章。

（3）为便于组卷整理，各部门确定案卷数量后，请到档案馆领取标准档案盒，装档，标写档案题名、编制单位、编制日期。

（4）各类档案用表需按要求签字盖章，并注明日期。

（5）移交纸质档案时做好移交记录，并将档案材料和各类档案用表电子版一并移交，做好部门备份。

（6）各部门应随时收集整理在工作中产生的声像资料，并编制照片、光盘等的目录，加注文字说明。声像档案及目录要移交档案馆。

（7）学校使用过的各种校徽、校旗、纪念章，各种活动中获得的奖杯、奖牌、牌匾（市级以上）等，及其他有收藏价值的重要物品，均为学校实物档案。实物档案由各责任部门负责保管，档案目录要交档案馆。

三、归档时间

1、请各部门于2021年3月19日前反馈归档范围确认表，同时将电子版发送至邮箱dag@neuq.edu.cn。各类归档用表，请到档案馆网站首页-常用下载栏目下载。

2、各部门文书档案由各部门档案管理员负责收集和整理，部门负责人负责审核，并于5月31日前移交至档案馆。未能按时移交档案的部门需对原因进行详细说明，并注明拟移交时间。

3、若各部门尚存有2020年度以前的文书档案，请各部门档案管理员收集并整理立卷后，与2020年度文书档案一并归档。

四、归档服务

各部门在档案归档过程中，如有档案业务问题，请与档案馆工作人员联系。

联系人：刘宁

联系电话：8075701

归档邮箱：dag@neuq.edu.cn

                                              档案馆

                                           2021年3月12日