各学院：

根据学校统一安排，2021年新生档案由各学院接收后统一交到档案馆，之后各学院整理大二年级专业分流后的班级档案、并移交大二年级学生档案材料。具体工作安排如下：

9月6日至9月20日，新生入学，各学院接收新生档案；

9月20日至9月30日，各学院收集、整理、统计各相关材料；

10月8日起，各学院移交、查看新生档案，分装在校生档案。

一、新生档案工作的具体程序和注意事项

（一）接收

1.查看档案是否密封，如已拆封，要问明原因并将拆开原因写到档案袋上，由接案人和交案人共同签字，注明交接时间。

2.学生手中持有的入团志愿书、录取通知书、高考准考证，及入校后体检表、学生登记表，学院集中收取并做好记录（表6），待查看档案时一并装入学生本人档案。

3.《学生登记表》需盖公章,提醒学生填写时不要有涂改。

4.接收档案后填写表1（新生档案登记表）和表2（新生档案汇总统计表）。其中份数一栏收到几个档案袋，就填几份；部分学生没有档案袋，只有一份高中学籍表或高中毕业生登记表，该表也视为1份档案；招生就业处转来的电子档案打印件也计为一份档案。如学生有纸质档案两袋，又有转到的电子档案，份数计为3，备注“其中转到电子1份”。学生本人自带档案的需在登记表上签字。凡截止到移交档案馆时未交、未转到档案的学生，都视为无档案。

（二）查看、统计、登记

接收档案后，新生辅导员自行查看和统计登记档案，同时填写表1和表2。

具体查看内容及处理方法如下：

（1）查看是否有以下材料：高考报名材料、高中学籍表（或高中毕业生登记表）、入团志愿书、学生登记表等。同时填写查看新生档案登记表（表6）。该表纸质版一式三份，学院留存一份，档案馆留存两份。

（2）无需存档的材料，如高中毕业证、团员证、荣誉证书、身份证复印件、积极分子材料、预备党员材料等，应返给学生并在表6中记录（不要随意取出其他档案材料，有问题及时与档案馆老师沟通）。

（3）标有考生高考信息的档案袋应予以保留，其他袋子可丢弃。

（4）新生档案中的党员材料：正式党员材料由分党委审核后，归入其档案袋内（同时登记该党员信息，避免二次查询）；预备党员材料、入党积极分子材料由各学院负责学生党员工作的负责老师审核后交由各分党委保存。

（5）校团委要求登记新生入团信息（表8），请各位老师查看新生档案时做好统计和登记（内容详见表8）。

（三）整理、建袋、移交

各学院接收、查看档案，并统计登记后，要将档案整理、建袋，并移交到档案馆。这个过程须注意：

1. 整理：请携带新生档案登记表底稿（表1）等记录，以便装档时核对，如有与已填好的登记表（表1）不一致的情况，须仔细查清情况，做好登记，并同时更正表1、表2信息。新生档案按班级序列号排序（班级序列号确定方式：按照班级内学号从小到大升序排列），分班级捆好，备查份数；录取通知书、高考准考证，入校后体检表、学生登记表等其他材料集中在一起。

2. 建袋：在档案袋中下方位置贴条（参照表7，行高统一设置为55）。按照班级排序号顺序排好（小号在上，大号在下）、按班捆好，打十字结。

3. 移交：应做好移交记录，同时提交表1和表2。与档案馆老师当面核对无误并签字确认。所有表格一式两份，学院和档案馆各留存一份。

移交档案后，将学生补交的档案以学院为单位交档案馆，表3（补交档案登记表）、表4（最终的汇总统计表），表5（最终学院所有无档案学生名单），同时发送所有表格的电子版至档案馆邮箱danganguan@neuq.edu.cn。

（四）其他事项

1.来馆整理、移交新生档案时，每个辅导员老师最多带领一名学生。学生需要做到信息保密，不得泄露档案信息。

2.学院需指定负责人进行查看、登记及表格的汇总，并以学院为单位移交。

3.认真核对学号姓名，仔细分装，保证每份档案的完整和准确。避免张冠李戴，装错材料。

4.认真核对大学入学以来形成的档案材料是否加盖公章。

二、在校生档案档案工作的具体程序和注意事项

在校生档案材料只收取大二年级，大三年级不再单独收取，等学生大四毕业时一并收取。因大类招生，涉及到大二年级专业分流、班级重组问题，在移交和装档时请注意以下问题：

（一）档案袋：

1. 每班一捆：所有学生的档案袋需要按照大二专业分流后的班级进行重新调序，每班一捆。

2.排序方式：按照班级内学号从小到大升序排列，并在档案袋左上角的编号位置标注学生大二专业分流后的班级序列号。

3.转专业学生档案：原专业辅导员老师将其档案取出，并告知档案馆。转入专业辅导员将其归入新班级，并备注原专业班级。

（二）材料：所有移交档案材料的左上角标注需要标注学生大二专业分流后的班级序列号。

（三）班级名单：所有大二班级需要移交档案馆一份专业分流后的班级名单，请删除本班转出学生名单（格式详见表9）。

（四）装档：由各学院完成，请各学院分别与档案馆约定时间，并在规定时间内完成相关档案工作。移交记录（表10）和移交清单由各学院根据实际情况制作填写。

（五）其他：其他程序和注意事项等与新生档案工作的要求基本一致。

                                                                       档案馆

2021年9月7日