一、分类及归档范围

（一）教职工人事档案材料的分类

1.履历类。

2.自传和思想类。

3.考核鉴定类。

4.学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类。

5.政审、审计和审核类。

6.党、团类。

7.表彰奖励类。

8.违规违纪违法处理处分类。

9.工资、任免、出国和会议代表类。

10.其他可供组织参考类。

（二）具体归档范围和分类材料明细详见《东北大学秦皇岛分校教职工人事档案分类及归档范围、归档材料明细表》（附件1）。

二、归档分工

（一）新入职教职工人事档案由人事处负责接收并审核，其中党员档案材料由分党委按照党委组织部要求进行审核。档案审核无误后，原则上应于6个月内凭《干部履历表》、《东北大学秦皇岛分校教职工人事档案移交明细》（附件2）移交档案馆。

（二）校内形成的档案材料，由材料形成部门或组织填写部门按照党委组织部和人事处要求进行填写、整理，经审核无误后，统一移交档案馆归档。

（三）校外形成的档案材料，由校内相关职能部门审核后统一移交档案馆归档。

三、归档规范

（一）归档部门负责人（副处级）分管教职工人事档案归档工作，并指定专人负责各类材料的收集归档，在档案形成3个月内整理审核后移交。各部门教职工人事档案归档材料详见《东北大学秦皇岛分校各部门教职工人事档案归档材料明细》（附件3）。

（二）教职工人事档案材料形成部门或组织填写部门必须按照有关规定规范制作人事档案材料。在组织填写材料时，要明确填表说明，对填表工作进行指导。教职工本人、教职工所在部门和材料形成部门必须如实、准确、规范填写材料，填表日期、签字、印章要完整。

（三）教职工人事档案材料的载体一般应使用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）的公文用纸，材料左边应留有20－25毫米装订边，字迹材料须是激光或针式打印机打印或用黑色墨水和黑色碳素笔书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。

（四）归档材料应为原件，不得用复印件代替原件存档。证书、证件等特殊情况需用复印件存档的，必须注明复制时间、经办人并加盖材料制作单位公章，或学校党委组织部、人事处部门公章。

（五）归档部门应当确保归档的人事档案材料办理完毕，齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备，成套材料必须头尾完整，缺少的档案材料应当进行登记并及时收集补充。

（六）各部门在提交归档材料时，需将归档材料按教职工所在部门、工号排序。

（七）归档材料不规范，手续不完备，或材料上的姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等与材料记载不一致的，材料形成部门应当重新制作，补办手续，或者由具有干部管理权限的组织（人事）部门审改（或出具组织说明）并加盖公章。

四、档案移交

（一）各部门移交教职工人事档案材料时，应填写《教职工人事档案（材料）移交记录》（附件4）,该记录一式两份，移交部门和档案馆各留存一份。

（二）档案馆应对移交的档案材料进行检查，重点检查材料对象是否明确、材料填写是否规范、手续是否完备。检查合格后，一般应当在1个月内放入本人档案，1年内整理归档。

（三）教职工离职时，人事处应将其零散档案材料及时收集并送交档案馆，以保证转出的人事档案材料齐全完整。离职教职工人事档案转出后形成的档案材料，档案馆将不予接收。

五、信息依据

人事处应建立健全教职工人事信息数据库。“三龄两历一身份”等信息应与档案原始记载及干部履历表一致，并作为各部门归档人事档案材料的依据标准。各部门发现错误要及时修改相关数据，保证归档材料的准确性。

 

 

 

 

 

 

                            人事处  档案馆

                              2026年1月5日