一、档案利用
（一）教职工人事档案利用形式包括：查阅、复制和借阅。查阅是指在档案馆内阅读档案信息的利用过程。复制是指因工作需要或证明有关个人合法权益事项就人事档案中的材料进行复印。借阅是指将档案实体借出档案馆阅读档案内容的过程。
（二） 学校办公室、党委组织部、纪委办、人事处因工作需要，符合下列情形之一的，可以查阅人事档案：
1.政治审查、发展党员、党员教育、党员管理等；
2.干部录用、聘用、考核、考察、任免、调配、职级晋升、教育培养、职称评聘、表彰奖励、工资待遇、退（离）休、社会保险、治丧等；
3.人才引进、培养、评选、推送等；
4.巡视、巡察，选人用人检查、违规选人用人问题查核，组织处理，党纪政务处分，涉嫌违法犯罪的调查取证、案件查办等；
5.经学校党委、党委组织部、人事处批准的编史修志，撰写大事记、人物传记，举办展览、纪念活动等；
6.干部日常管理中，熟悉了解干部，研究、发现和解决有关问题等；
7.其他因工作需要利用的事项。
离退休工作处根据工作需要可查阅离退休人员档案。
（三）校外单位和人员因上述工作需要查阅教职工人事档案的，须通过校内对口业务部门提出申请，经审批通过后，在校内对口部门人员陪同下进行查阅。
（四）教职工本人及其亲属不能查阅教职工本人档案。如因办理公证、诉讼取证等有关个人合法权益保障的事项或因本人因出国、入学等原因需要复制本人档案中相关材料，需履行档案利用审批手续，经人事处审批通过后，由档案馆人员进行办理。
（五）教职工人事档案原则上不予外借，因特殊情况如退休审核、干部提拔任用等，必须借出使用的，要说明理由，严格审批。经人事处负责人签署意见，由分管档案工作校领导批准后，才可借出。借出时间不得超过7个工作日，必须在规定日期内归还。
（六）利用教职工人事档案必须严格遵守以下规定：
1.查阅教职工人事档案的人员必须是政治上可靠的党员干部，并严格办理登记手续。查阅档案时，校外单位和个人须提供单位介绍信（写明理由）和查档人身份证或工作证原件及复印件，复印件上须注明“查阅××档案专用”字样。
2.查阅档案必须坚持本人不得查阅本人和直系亲属档案的原则，任何个人不得以任何理由、任何方式，查阅、借用本人及其直系亲属的人事档案。
3.教职工人事档案的查阅范围由人事处审批确定。只同意查阅人事档案有关部分内容的，不得翻阅全部档案。对不能直接提供查阅的，人事处授权档案馆人事档案管理人员代为查阅。
4.查阅档案时应逐一查阅，不得同时将两人或两人以上的档案同时抽出查阅。查阅人员只允许在指定的阅览室查阅，不允许边阅档边议论档案内容，不允许将档案带出阅览室。
5.查阅档案时应有专人负责监督查阅。查阅档案的部门或个人，未经党委组织部、人事处同意不得擅自复制、摘录、拍摄档案的内容，确因工作需要从档案中取证的，必须履行审批手续通过后，方能复制。复制的材料加盖档案馆证明材料公章后生效。
6.借出档案单位和人员要妥善保管档案，不得擅自转借他人或复印，不得给无关人员翻阅，不得带往非工作场所。
7.利用档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁拆散、折叠、涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，不得泄露或擅自向外公布档案内容。因阅档而引起干部人事档案内材料遗失或损坏等问题，须及时查清原因，追究责任，作出处理。
（七）教职工人事档案利用必须严格履行审批手续，具体审批流程如下：登录学校网站—一网通办—服务中心—档案馆，点击填写“教工利用档案审批表”，经申请部门、人事处、档案馆负责人审批通过后可查阅和复印。借出的人事档案须经分管档案工作校领导审批。离退休人员可通过离退休工作处提起申请。
二、档案审核
（一）党委组织部、人事处应坚持“凡提必审”、“凡进必审”、干部管理权限发生变化的“凡转必审”，在干部动议、考察、任职前公示、录用、聘用、遴选、选调、交流，人才引进，军队转业（复员）安置，档案转递、接收等环节，严格按照有关政策和标准，及时做好干部人事档案审核工作。
（二）教职工人事档案审核应当在全面审核档案内容的基础上，重点审核教职工的“三龄两历一身份”（出生日期、参加工作时间、入党时间，学历学位、工作经历，干部身份）等核心信息及家庭主要成员、重要社会关系、专业技术职务（职称）、学术评鉴、奖惩等基本信息，审核档案内容是否真实、档案材料是否齐全、档案材料记载内容之间的关联性是否合理以及是否有影响干部使用的情形等。
（三）教职工人事档案审核中发现的问题应当按照相关规定及时进行整改和处理。涉及教职工个人信息重新认定的，应当及时通知本人。
凡发现档案材料或者信息涉嫌造假的，党委组织部、人事处等应当立即查核，未核准前，一律暂缓考察或者暂停任职、录用、聘用、调动等程序。
人事处 档案馆
2026年1月5日
