一、新生档案材料的构成

新生档案包括：中学阶段和入学阶段两部分构成。

其中，中学阶段材料包括：团员档案（中学入团）、高中学籍表、高中毕业生登记表、高考报名表、高考成绩与志愿表、高考体检表等；入学阶段材料包括：高考准考证、录取通知书、入学体检表、学生登记表等。

二、接收档案

新生档案的接收、初审、著录、统计、建袋由学院负责，档案馆负责接收、复审及相关工作指导。学院具体工作流程如下：

（一）检查档案袋外观

接收时，检查档案袋是否密封。如已拆封，要问明原因并将拆开原因写到原档案袋上，由接案人和交案人在原档案袋上共同签字，注明交接时间。原档案袋需一并装入档案馆发放的新档案袋中。

初审材料

1.依据：依据学生档案材料目录（一）对照检查，学生档案目录（一）见附件1。

2.检查点：

（1）完整性：对照档案目录，核对档案材料种类、页数是否齐全，有无缺失。

（2）规范性：检查材料填写是否规范、手续是否完备、签字盖章是否有效。

（3）实体状态：确认档案材料是否存在破损、污损、严重涂改等情况。

3.补办措施：

（1）审核中学生档案出现材料破损、污损、严重涂改、缺失情况，学院要及时督促学生联系材料形成部门补办，并做好统计，补办后的材料于本学期结束前，以学院为单位统一移交档案馆。

（2）确实不能补齐档案的同学，需提交书面说明，学生本人在说明上签字。学院将该说明材料（见附件4）放入档案袋中。“提交说明情况”需在从系统下载的档案目录word文档中“备注”栏中注明：“中学阶段档案缺失，已附说明”字样。

4.其他事项：

（1）无需存档的材料，如高中毕业证、团员证、荣誉证书应返给学生。

（2）关于新生档案中的党员培养材料，正式党员材料归入其档案袋内，预备党员材料、入党积极分子材料由各学院保存。

（3）《入团志愿书》、正式党员的《入党志愿书》及相关材料，移交前请按照党委组织部、团委的要求登记好入党、团相关信息，以备后期查用。

（4）不要随意取出其他档案材料，有问题及时与档案馆人员沟通。

（三）著录与统计

1.档案材料排序：初审材料的同时，将材料按照《东北大学秦皇岛分校学生档案目录（一）》顺序进行排序。

2.著录材料目录：按照毕业生档案接收单位的要求，毕业生档案必须有目录。为此，学校档案馆对“智慧档案馆系统”进行升级改造，可以批量形成档案目录，具体操作流程详见“智慧档案馆系统”操作指南（附件5）。

在“系统”中的“新生档案著录”模块著录目录，并以班级为单位进行批量打印，签字、盖章后，将学生档案目录一并装入学生档案袋中。袋内材料顺序为：目录在前，材料在后。

3.下载移交清单：完成目录著录后，在“系统”中“班级移交清单”模块中下载“班级材料移交清单”（班级移交材料清单在系统中依据学生档案目录自动生成，不必手动填写），打印一式两份，并签字、盖章，到档案馆移交材料时携带。

4.制作档案名条：以班级为单位进行制作，行高统一设置为55，具体名条示例见附件6，使用档案馆提供的不干胶标贴打印纸打印。

5.统计档案数量：统计新生档案数量，并填写《新生档案移交汇总表》（见附件7），移交人签字盖章，到档案馆移交材料时携带。

（四）建袋

1.新生档案袋统一使用档案馆提供的有学校标识的标准档案袋，档案袋由档案馆提供。

2.在档案袋中下方位置贴上学生档案名条，并将学生档案材料装入新的档案袋。

3.更换新袋后，将档案按班级内学号从小到大升序排列，分班级捆好。

三、移交与复核档案

档案馆将于11月初组织各学院移交新生档案，并对接收的档案进行复核，发现问题及时与学院进行沟通。具体流程如下：

（一）移交

移交档案时需同时提供《班级材料移交清单》（一式两份，学院签字盖章），《学院新生档案移交汇总表》（一式两份，学院签字盖章）。

（二）复核

档案馆将依据相关标准，对各学院移交的档案进行逐件复核。复核内容主要包括：

1.完整性：核对档案材料种类、页数是否齐全，有无缺失。

2.规范性：检查材料填写是否规范、手续是否完备、签字盖章是否有效。

3.实体状态：确认档案材料是否存在破损、污损、严重涂改等情况。

复核过程中如发现任何问题，档案馆将及时记录并第一时间与学院沟通，协商解决方案。复核无误的档案，将按规定完成入库程序。

其他事项

（一）请各学院于10月24日(星期五)前将整理新生档案的辅导员姓名、工号、联系电话报给档案馆，联系人：曹传伟，人文楼105室，联系方式：8075701。

（二）基于信息安全和工作秩序，学院来馆移交新生档案时，每位辅导员最多带领2名学生。辅导员和学生必须遵守工作纪律，做到信息保密，不得泄露档案信息。

（三）整理和移交档案时，需认真核对学号姓名，仔细分装，保证每份档案的完整和准确。避免将A同学的材料装入B同学袋内，装错材料。

附件： 

     1.东北大学秦皇岛分校学生档案目录（一）

     2.学生档案问题情况告知书（学院参考）

     3.学生档案问题情况及补办情况统计表（学院参考）

     4.中学阶段档案缺失情况说明（放入学生档案袋中）

     5.“智慧档案馆系统”操作指南

     6. 学院 班学生档案袋名条

     7.学院新生档案移交汇总表（交接时使用）

    （附件可在“常用下载”栏目中下载）