东秦校〔2025〕46号

为实现学生档案动态化、标准化、规范化、科学化管理，保障学生档案安全与完整，充分发挥档案在学生管理、人才培养和毕业生就业中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局令第27号）《普通高等学校学生管理规定》（教育部令第41号）等法律法规，以及《东北大学秦皇岛分校档案管理办法》（东秦校〔2025〕44号），结合学校实际，制定本细则。

第一章 总则

第一条 本细则所称学生档案，是指国家统招的学校全日制本科生档案。学生档案是反映学生个人经历和德、智、体、美、劳等各方面表现的各种文件材料，是学生成长过程的历史记录，是用人单位了解毕业学生学习、工作、生活、成长情况的真实依据，也是干部人事档案形成的基础。

第二条 学生档案管理是指学校对学生档案材料的收集、整理、归（建）档、保管、利用、转递等相关管理工作。

第二章 管理体制及职能

第三条 学生档案管理坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则，在校党委领导下，实行学校集中管理、学院和相关职能部门密切配合的管理体制。

第四条 学校档案馆负责集中保管和利用学校全日制本科生档案，具体职责包括：

1.制定学校学生档案管理制度、业务规范和执行标准；

2.负责新生档案接收及入库；

3.指导、检查学院及相关部门的学生档案工作，组织业务培训；

4.负责毕业生档案的审核、转递及遗留档案管理；

5.统一提供学生档案利用服务，保障学生档案信息安全。

第五条 学院是学生档案的接收、审查、整理和移交的主体部门，具体职责包括：

1.指定专人负责学生档案工作，落实学校档案制度；

2.负责新生入学前及入学阶段档案的收集、建档及移交；

3.负责学生在我校培养期间的各类材料的收集、整理、核对、补充及按期移交；

4.协助做好学籍异动、档案查询、转递及遗留档案清理等各项学生档案工作。

第六条 党委组织部、教务处、学生工作处、校团委、国际合作与交流处、校医院等相关部门作为学生档案的主要形成部门，按照“谁形成、谁负责”原则，及时将党团材料、学籍异动、毕业学位、招生录取、奖惩、出国（境）学习、体格检查等材料移交学院。

第三章 档案收集与整理

第七条 学生档案的收集与整理工作直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益。为适应国家人事工作需要，在校期间学生档案应及时收集、整理，不断充实完善。学生档案归档材料包括但不限于：

1.中学阶段：高中毕业生登记表、高中学籍表、高考报名及体检表、党团材料；

2.入学阶段：高考准考证、录取通知书、入学体检表、学生登记表；

3.就读阶段：各学年鉴定表、成绩单、学籍变动审批表、奖惩材料、党团材料；

4.毕业阶段：毕业设计（论文）材料、毕业资格审批表、学位申请表、毕业生登记表；

5.其他：参军入伍、出国（境）学习、工作经历、职业资格认定及学校认定需归档的材料。

第八条 归档材料一律使用黑色或蓝黑色不褪色墨水、碳素笔书写，字迹工整清晰；禁用圆珠笔、纯蓝墨水、铅笔、复写纸；严禁涂改。

第九条 档案中学生姓名、出生日期应与身份证信息保持一致，不一致的应有相关证明材料；照片为近期正面免冠照；涉及父母或主要社会关系的信息要求真实、准确、完整。

第十条 归档材料应为办理完毕的正式原件，需注明形成日期并加盖材料形成部门公章；个人文字材料须本人亲笔签名；归档材料原则上为原件，复印件不予存档。

第四章 学生档案归档与移交

第十一条 学生档案实行“分阶段、一次性”归档和移交，即各部门和学院形成的学生归档材料，由学院负责在学生入学和毕业两个阶段统一接收和移交。

1.新生阶段档案（含入学前及入学材料）要求在每年11月底前集中移交；

2.毕业阶段档案（含在读期间及毕业材料）在毕业生档案转递前，根据毕业答辩安排，在档案馆规定时间进行集中移交。

第十二条 新生阶段档案归档与移交工作

1.新生入学后，学院负责收集学生中学及入学阶段全部材料，按班级建立学生档案，编制《学生档案材料目录（一）》（见附件1），逐件核对无误后将目录和学生档案一次性移交档案馆。

2.学生档案应由学院统一移交档案馆，不接受学生自行送交档案。

3.学院移交的档案要求完整、准确、真实，移交前学院需做好审核，发现问题及时通知学生向档案形成单位或相关部门催调补齐；确因客观原因无法补齐的，须在移交时书面说明并在目录中标注。

第十三条 学生毕业阶段档案归档与移交工作

1.学院负责做好学生在读期间至毕业阶段档案的收集、整理和保存，并于毕业生档案转递前集中移交档案馆。

2.移交前，需形成《学生档案材料目录（二）》（见附件2），并逐条核实学生在读及毕业阶段材料，该目录随档案一并移交并同步归档。

第十四条 学生档案以班级为单位移交。移交时，应填写《学生档案材料移交单》（见附件3），由交接双方经办人当面检查验收，经核对无误后履行移交手续。移交单一式两份，交接双方各执一份。

第五章 学生档案保管

第十五条 档案馆指定专人保管学生档案，如发生工作变动，应当及时办理档案管理工作交接手续。

第十六条 对于实行大类招生的专业，待专业分流完成后，由学院指定专人到档案馆对学生档案进行分班调整。

第十七条 在校学生学籍如有异动（包括休学、复学、降级、跳级、保留学籍、死亡、开除学籍、取消学籍等类型），教务处需根据学籍处理情况，在每学期结束前将学籍异动名单送交档案馆。档案馆依据该名单，及时完成相关学生档案的调整及排架等工作。

第十八条 学生档案属于需妥善保管的内部文件，应存放在档案库房内，配备防火、防盗、防潮、防虫等设施。

第十九条 档案馆、学院及相关职能部门须严格执行国家档案安全、保密规定，确保档案信息安全。

第六章 学生档案转递

第二十条 学生档案的转递，由档案馆负责，学院配合。

第二十一条 学生发生毕业、结业、肄业、转学、退学、出国、死亡等情况时，由学院负责确定具有档案接收资格的单位或机构的档案接收地址，并及时告知档案馆，由档案馆负责办理档案转递。

第二十二条 对开除学籍、退学或死亡的学生，其档案按以下路径一次性办结：

1.开除学籍、退学或死亡学生的档案，由学生本人或直系亲属持生源地人才服务机构出具的调档函，并将档案接收地址告知学院，学院及时通知档案馆办理转递。死亡学生的直系亲属也可凭书面申请和死亡证明到档案馆现场签领，档案馆留存死亡证明复印件备案。

2.退学后回原籍高中复读的学生，可持复读高中出具的调档函办理档案转递。

第二十三条 学生档案向校外转递必须使用统一印制的专用档案袋，经严格密封后通过中国邮政特快专递（EMS）寄送、转递。档案馆在毕业生离校后30日内完成转递，并将EMS单号反馈至学院，由学院通知学生本人。

第二十四条 学生档案原则上不以普通函件邮寄或交由本人自带。用人单位如因工作性质的原因，需来校提取学生档案的，须与学校学生就业指导中心联系，持单位介绍信及本人身份证或工作证，在学校就业指导中心人员陪同下，到学校档案馆办理交接手续。提档单位、档案馆、就业指导中心三方签订《毕业生档案提取交接单》（附件4）方可提取档案。

第二十五条 根据《关于做好取消普通高等学校毕业生就业报到证有关衔接工作的通知》（人社部发〔2023〕26号）要求，毕业生档案转递去向需严格遵循相关规定。毕业生应在“全国高校毕业生毕业去向登记系统”中准确登记档案转递信息，经所在学院审核通过后，提交至档案馆。学院在毕业生答辩结束后15个工作日内完成毕业生档案的整理和归档工作，按照档案馆要求及时移交到档案馆。档案馆对学院移交的毕业生档案核对无误后，统一装袋、密封、盖章，集中分批进行转递。

第二十六条 毕业生档案原则上不能缓寄。确需缓寄的，需明确缓寄原因并告知学院，由学院统一将缓寄毕业生缓寄原因在《学生档案移交清单》的“备注”中注明。

第二十七条 未就业的应届毕业生，学校按国家规定为其暂存档案，最长保留两年（自毕业时至第三年5月底）。需留档的毕业生，须在规定时间内提出申请，经学院汇总、档案馆审核后，由档案馆暂存。留存毕业生档案转递时，需提供就业单位调档函，联系所在学院办理转递手续；留档期满仍未转出的，档案不再留存，毕业生须联系户籍地人才服务机构开具调档函，同样通过所在学院办理转递手续。

第二十八条 为全面掌握毕业生档案转递情况，毕业生档案转递后，学院需做好毕业生档案寄达情况统计，于每年10月底前将《毕业生档案寄达情况汇总表》（见附件5）报档案馆。

第七章 学生档案利用

第二十九条 学生档案利用包括档案查阅、复制、借用等。利用学生档案必须严格履行审批手续，填写《东北大学秦皇岛分校利用学生档案材料审批表》（见附件6）。

第三十条 各学院、与学生管理有关的职能部门因工作需要利用学生档案，须经学院分管学生工作副院长、档案馆馆长审批后方可利用。

第三十一条 学生档案属重要材料，原则上不外借。学生因应征入伍转接党团关系确需借用相关材料的，经学院分管学生工作副院长与档案馆馆长审批后，可限时借出；原则上须于服役期满后归还。

第三十二条 外单位人员查阅学生档案，须持单位介绍信、出示身份证或工作证，经学院分管学生工作副院长及档案馆馆长审批，并在校内相关部门工作人员陪同下，方可查阅。

第三十三条 用人单位因特殊原因无法到校政审，委托学院代其查档的，可出具正式公函并说明事由，由学院指定专人（要求为中共党员）凭函代行查档。

第三十四条 在校学生不能查阅自己或他人的档案。

第三十五条 利用学生档案，不得涂改、圈划、污损、拆散、抽取、撤换、增添，否则将按国家相关法律法规追究责任。

第八章 附则

第三十六条 凡有违反有关档案管理规定，因工作失职、渎职造成学生档案缺损、遗失、泄密等危害和损失的，学校将按照规定严肃查处；情节恶劣、后果严重构成犯罪的，要追究当事人的法律责任。

第三十七条 本细则由学校档案馆负责解释。

第三十八条 本细则自发布之日起施行。《东北大学秦皇岛分校学生档案管理办法》（东秦校〔2021〕47号）同时废止。

附件：1.东北大学秦皇岛分校学生档案目录（一）

   2.东北大学秦皇岛分校学生档案目录（二）

   3. ** 学院 ** 班学生档案材料移交单

4.东北大学秦皇岛分校毕业生档案提取交接单

5. ** 学院 ** 届毕业生档案寄达情况汇总表

6.东北大学秦皇岛分校利用学生档案审批表