东秦校〔2025〕45号

第一章 总则

第一条 为进一步加强和规范学校档案立卷归档工作，推进档案资源建设，为学校事业发展提供有效的档案资源支撑，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局令第27号）《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）等法律法规及《东北大学秦皇岛分校档案管理办法》（东秦校〔2025〕44号），结合学校档案工作实际，制定本细则。

第二条 本细则所称的档案，是指学校各学院、职能部门、直属部门、产业部门（简称各部门）在各项管理活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、实物等不同载体的历史记录。

教职工人事档案、学生个人档案的材料不包括在本细则所指的范围内。

第三条 学校各部门是学校档案的形成和立卷部门，档案馆是学校档案的集中管理和组织协调部门，任何个人和部门不得拒绝归档或者将学校档案据为己有。

第四条 学校档案工作是学校重要的基础性工作，各部门应加强管理，将其纳入部门整体工作计划和规划中，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高部门立卷归档管理水平。

第五条 为推进学校档案资源存储数字化和利用网络化，进一步提高档案工作效率和现代化水平，学校档案工作将逐步实行纸质档案和电子档案同步立卷归档和移交，以保障档案信息化建设与校园信息化建设同步进行。

第六条 各部门在档案立卷归档工作中要认真贯彻执行党和国家保密安全制度，严格档案借阅制度，确保学校档案安全。

第二章 档案归档范围

第七条 归档材料范围

（一）反映学校基本历史面貌和各部门主要职能活动，对学校、国家建设和历史研究具有有利价值的各类材料。

（二）学校各部门在工作活动中形成的在维护国家、学校和师生员工权益等方面具有凭证价值的各类材料。

（三）学校及各部门需要贯彻执行的上级机关及同级机关的文件材料；下级机关报送的重要材料。

（四）其他对学校工作具有考查价值的各类材料。

学校档案材料的具体归档范围和保管期限见《部门档案归档范围和保管期限表》（附件1）。

第八条 不归档材料范围

（一）非正式记录，不具备作为凭证的效力，也无查考价值的非正式、无价值的草稿（定稿及有重要修改痕迹的稿件除外）。例如：未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的文件草稿、一般性修改稿、无重要修改痕迹的校对稿、上级机关发来供工作参考的抄件、征求意见未定稿的文件、从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料等。

（二）重复性高，价值低，不反映学校核心职能活动的日常事务性材料。例如：设备说明书复印件、内部流转的临时性单据、会议签到表（无后续作用时）、学校内部互相抄送的材料、不应履行公文的行文、介绍信、为参考目的收集的各类资料等。

（三）与学校教学、科研、管理等核心职能无关联的外部资料。例如：外部单位发来的、与本校工作无关的广告、宣传册、产品目录、征求意见稿等。

（四）重复或无效的资料。例如：重份文件（有一份已归档即可）、内容完全相同的电子文件副本、电脑自动生成的临时文件、严重失真、内容残缺、无法读取的声像材料等。

（五）非我校产生或不属我校职能的正式文件。例如：上级机关任免、奖惩非我校人员的文件；非我校隶属部门抄送的、与我校无关且无需办理的文件；本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料等。

（六）与学校职能活动无直接关系，不具备凭证或参考价值及特殊价值的个人物品与私人物品。例如：个人名片、工牌、钥匙、门禁卡、水杯、雨伞、教职工或学生的私人信件、家庭照片、医疗记录、与工作无关的社交媒体信息等。

（七）无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设性意见的人民来信。

（八）对学校历史沿革、教学科研、管理决策和师生权益等不具有凭证价值、参考价值和历史文化价值的其他各类材料。

不确定是否属于归档材料的，移交时由形成部门和档案馆协商确定。

第九条 不归档材料处理意见

（一）各部门在每年立卷归档时对清理出来的不归档材料，要加强保管。某些方面的资料，如对今后工作有利，可作为资料暂存。

（二）对不归档又不拟作资料暂存的材料，可按规定予以销毁，对涉密文件要严格按照上级和学校保密规定办理。

第十条 各部门在业务职能发生变化时应适时调整归档范围，并与档案馆协商后执行。

第三章 立卷归档

第十一条 学校各部门均为立卷单位。各部门负责人（学院为院长）分管本部门的档案工作，并指定专人协同学校档案馆做好部门档案的收集、整理、立卷、归档工作。

第十二条 档案的形成积累

（一）各部门作为立卷单位，要根据本部门的职责范围及历年文件材料形成规律，编制案卷类目，做好收集和整理，保证各年度立卷归档材料的完整性、真实性和安全性。

（二）各部门应随时收集整理在工作中产生的声像资料，并编制照片、光盘等目录，加注文字说明。声像档案及目录要移交档案馆。

（三）学校使用过的各种校徽、校旗、纪念章，各种活动中获得的奖杯、奖牌、牌匾（市级以上）等，以及其他有收藏价值的重要物品，均为学校实物档案。实物档案由各责任部门负责保管，实物档案目录定期移交档案馆。

（四）学校和各部门使用过的印章、学校法人印章等由学校办公室负责归档，经档案馆检查核对后移交。移交时需办理交接手续，交接双方应在移交记录上签字，移交记录一式两份，分别留存。

（五）各部门要认真做好部门日常档案收集整理、组合立卷工作，保证归档质量和归档时间。对于不涉密且需要经常查阅的档案应自行备份。

第十三条 立卷原则

立卷部门应按问题、时间、重要程度，文件材料的形成规律，工作的有机联系，并适当照顾保存价值，进行分类组卷。确保卷内内容能准确、全面反映职能活动的真实面貌，便于查找利用。

第十四条 立卷分工

（一）中共中央、国务院、省市委、人民政府、教育部以及国务院有关部委下达的文、电材料，综合性的，由学校办公室立卷归档；专业性的或具体业务性的，由相关承办部门立卷归档。

（二）以学校党委和学校名义的发文由学校办公室立卷归档；用部门发文号的，由各部门立卷归档。

（三）党委和学校召开的重要会议，如党代会、党委会、校长办公会议等所形成的会议记录、纪要和其他各项材料等，由学校办公室立卷归档；教职工代表大会相关材料由校工会立卷归档；党委理论学习中心组学习相关材料由党委宣传部立卷归档；召开的其他全校性专门会议所形成的各项材料由主办部门立卷归档。

（四）校内各部门向党委、学校的请示报告正文及针对的批复、批转的原件，由学校办公室立卷归档；请示报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文部门立卷归档。两个及以上部门共同办理的文件，由主办部门立卷归档，协办部门需保存复制件。

（五）各临时机构形成的各项材料，应于机构撤销前做好整理工作，按内容进行分类、组卷后移交学校档案馆保存，任何人不得将文件材料随人带入其他单位。

第十五条 立卷检查

卷内材料必须准确反映学校各项工作和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料利于长期保存。各部门在进行文件材料整理立卷时，档案馆将派人给予指导，对于不符合要求的案卷，须重新整理，审查合格后，再移交归档。具体检查内容如下：

（一）检查案卷材料是否按照学校的归档范围收集齐全、完整，对不予归档的材料予以剔除。

（二）检查案卷材料的关联性，确保同一问题材料统一立卷。

（三）检查案卷材料的保存价值，将其按不同的保管期限分别组卷。

（四）检查案卷文件数量，一般每卷不超过400页，对同一问题文件数量多时，可分开组卷；问题单一、文件数量少时可组薄卷。

（五）卷内文件的书写材料必须打印或采用耐久性字迹即碳素墨水书写。要求字迹清晰，杜绝使用圆珠笔、铅笔等不耐久书写工具。文件底稿原则上采用A4优质纸张，横写、横排。

第十六条 立卷分类

（一）分年度。组卷时，必须将文件按其形成或针对的年度分开。一般文件，归入文件的形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，一般可归入内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；跨年度的诉讼和非诉讼案件材料，应归入结案年度；法规性文件归入公布或批准年度；按学年处理的文件归入专门学年度。

（二）分问题。将文件按其内容所反映的问题、事务分开。

（三）分期限。将文件按不同的保管期限分开。按照立卷原则，在不影响文件有机联系的情况下，同一内容的卷内文件可按永久、长期先后排列。

1.凡是反映学校主要职能活动和历史面貌，对学校建设和发展、国家建设、历史研究具有永久利用价值的档案，应列为永久保存。

例：学校的重要请示、报告、决定及教育事业发展规划；内部机构设置、干部任免、工作计划、总结等；上级主管部门针对本校下达的重要指示、批复及干部任免等。

2.凡是反映学校教学、科研、党政管理等各项活动，在相当长的时间内，对学校和社会有参考利用价值的材料，列为长期保存。

例：学校一般会议文件材料；各部门工作计划、总结、规定等；上级颁发的需要贯彻执行的一般文件材料等。

第十七条 立卷组合

（一）立卷组合的基本要求：一般应以问题为主，兼顾其他特征，使之联系紧密。

（二）立卷组合的基本方法

会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷，一会数卷或数会一卷；诉讼和非诉讼案件，按立案问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷；人民来信材料，可按信件作者，信件的处理形式或信件所反映的问题组合；统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件数量，可组成一卷或数卷；学校管理和业务活动所形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合；工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合；简报、刊物可按名称或期号组合；其他文件材料可根据具体情况进行组合。

第十八条 卷内文件的排列

（一）排列顺序。批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；诉讼和非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；其他文件材料按文件重要程度或形成时间先后排列。

（二）排列要求。对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当地折叠拆除文件材料上的金属物。

（三）卷内文件编号。卷内文件凡有书写文字均应编写页号，页号的位置在每页材料非装订线一侧的下角。成卷装订的卷内文件只需编写页号，按件装订的卷内文件还需编写件号。一般以每份文件单独计算为一件；请示与批复，来文与复文应分别计件；正本、定稿，历次修改应分别计件；正件与附件，按一件计算。

（四）档号。卷内文件应逐件编制档号。档号的位置在每份文件首页的右上角。按照《档号编制规则》（DA/T 13—2022）的规定，各部门归档文件材料按照全宗号-类别号-案卷号-件号的结构编制档号。编号规范详见《部门归档材料档号编号规范》（附件2）。会计档案档号编制按照学校《财经处档案编号规则》的相关规定执行。

第十九条 填写卷内文件目录

每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录，对文件材料原有题名不能随意更改和简化。若无题名或题名不能说明文字内容的文件，要重新拟定并在前后加相关说明。没有责任者，没有年、月、日的文件，要考证清楚、及时补上。会议记录应概括出主要内容。

（一）文号：文件制发机关的发文字号。

（二）责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。

（三）题名：即文件标题，一般应照实抄录，没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题。案卷题名应简明确切地反映卷内文件内容，要求文体简练，使用简称应通俗易懂，不得超过50个字。

（四）日期：文件的形成时间，填写时可省略“年”“月”“日”字，在表示年、月、日数的右下角加“.”号。

（五）页号：卷内文件排列顺序所在位置的首尾页号。

（六）人物：声像档案材料中涉及的重要的参加人，例如上级领导、校领导等。

（七）声像长度：录音、录像档案材料的时长，应具体到秒。

（八）摄录者：录音、录像、照片文件的录制者或拍摄者。

第二十条 填写卷内备考表

（一）本卷情况说明：案卷立好后发生或发现文件缺损、修改、补充、移出、销毁等问题，由相关档案管理人员填写具体情况并签名，标注时间。无特殊情况无需填写。

（二）立卷人：由组成本卷的责任者签名。

（三）检查人：由对案卷质量进行审核的责任者签名。

（四）立卷时间：填写完成立卷的日期。

（五）拟写案卷标题：案卷标题一般由作者、问题、名称组成。标题应简明扼要，正确地反映出全卷文件的内容，并根据卷内文件价值注明案卷的保管期限。

第二十一条 移交归档。本年6月末前，各部门需将整理好的上一年度归档文件材料移交至档案馆。移交时需填写《部门档案移交记录》一式两份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，交接双方在移交记录上签名盖章。涉密材料只需移交纸质档案，电子档案不需移交。

第二十二条 未能按时移交的部门需填写《部门归档材料延期移交申请表》，注明未移交原因和拟移交时间，并由分管校领导审批。

第四章档案管理

第二十三条 档案馆对已接收的档案要认真做好编目，在案卷盒上标明档号，按照一定顺序入库上架，并指导立卷归档部门将相关信息在档案管理系统中进行著录，以利于查询利用。

第二十四条 档案的保管要求、鉴定、销毁、统计按《机关档案管理规定》《高等学校档案管理办法》《东北大学秦皇岛分校档案管理办法》等相关规定执行。

第二十五条 已入库的档案材料原则上不得抽取、增加和替换。确需变更的需填写《部门归档材料变更登记表》（附件3），说明变更事项和原因，并经部门档案管理负责人和档案馆馆长审批同意。

第五章 附则

第二十六条 本办法由学校档案馆负责解释，自印发之日起执行，原《档案立卷归档办法》（东秦校字〔2013〕39号）同时废止。

附件：1.部门档案归档范围及保存期限表

    2.部门归档材料档号编号规范

    3.部门归档材料变更登记表