东秦校〔2025〕44号

为加强和规范学校档案管理工作，充分利用档案资源服务学校事业高质量发展，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局令第27号）等法律法规，结合学校实际，制定本办法。

第一章 总则

第一条 本办法所称的档案，是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、载体的历史记录。

第二条 档案工作是学校重要的基础性工作之一。学校应加强对档案工作的领导和管理，将其纳入整体发展规划。

第三条 学校各部门和师生员工应承担档案工作责任，履行保护档案的义务，同时享有依法依规利用档案的权利。

第二章 管理体制与机构职责

第四条 学校档案管理实行统一领导、分级管理、集中保管、共同参与的管理体制。

第五条 学校档案工作在校党委领导下，由校长负责，并指定一名校领导协助校长开展档案工作。校长主要职责包括：

（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

（三）建立健全与办学规模相适应的档案管理机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；

（四）研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

第六条 学校档案馆是集中保存和利用学校档案的专门机构，负责全校档案业务和各类档案的接收（征集）、整理、鉴定、保管、利用及编研等工作。具体职责包括：

（一）贯彻执行国家及上级有关部门关于档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二）制定学校档案工作规章制度，并做好贯彻落实；

（三）接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管全校各类档案及有关资料；

（四）编制检索工具，积极开发档案信息资源；

（五）做好档案信息化建设，推动数字档案馆建设与发展；

（六）开展档案的开放和利用工作；

（七）对各部门档案工作进行监督、指导和检查，并定期对全校专（兼）职档案人员进行业务培训；

（八）开展档案宣传工作和利用人员教育活动，充分发挥档案育人功能；

（九）开展档案学术研究和交流活动。

第七条 各部门作为学校档案材料形成的主体单位，需将档案工作纳入日常管理，建立健全档案管理工作机制，确保档案工作与部门业务工作同步开展、协同推进。各部门负责人作为本部门档案工作责任人，分管本部门档案工作。具体职责包括：

（一）认真贯彻落实档案工作法律法规及行业规范，增强部门人员档案工作意识，落实档案工作责任制；

（二）与学校档案馆建立常态化沟通机制，积极配合档案馆开展工作，共同做好对部门档案工作人员的业务指导、日常监督和定期检查，确保本部门档案按时归档，保证归档案卷质量符合学校规定标准；

（三）为本部门档案工作人员开展工作创造条件，支持档案工作人员参加相关业务培训和学习交流，帮助他们解决工作中遇到的困难和问题，保障档案工作顺利开展；

（四）对本部门形成的重要档案材料的真实性、完整性和有效性负责，在部门重大活动、重要业务工作开展过程中，督促相关人员及时收集、整理档案材料。

第八条 各部门需指定一名政治素质高、责任心强、熟悉本部门业务的人员担任兼职档案员，具体承办本部门档案工作。兼职档案员岗位变动时需及时做好工作交接，并报档案馆备案。具体职责包括：

（一）认真学习档案工作法律法规和学校规章制度及相关业务标准，熟练掌握档案收集、整理、归档等工作流程和操作规范；

（二）严格按照学校档案分类、归档范围和保管期限表等要求，及时、准确地做好部门档案的立卷归档工作，确保档案整理规范、有序；

（三）全面负责部门在各项业务活动中形成的档案资料的形成、积累、日常保管、系统整理、科学立卷和按时移交工作，对归档材料进行严格审核，保证其完整、准确、系统，符合归档要求，并按规定时间向学校档案馆移交；

（四）积极参加学校档案馆组织的档案业务培训、专题讲座和经验交流活动，不断更新档案知识，提升业务技能和工作水平，适应档案管理发展需求；

（五）主动接受学校档案馆的业务指导、督促和检查，对提出的整改意见及时落实；严格遵守档案安全和保密制度，妥善保管未移交的档案材料，防止档案丢失、损毁和泄密，发现安全隐患及时报告并采取补救措施；在档案利用过程中，严格执行审批程序，不得擅自提供、复制涉密档案。

第九条 对于某些需要特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案，可根据实际需要设立分室管理。分室是学校档案馆的分支机构，受学校档案馆和业务主管部门双重管理。

第三章 立卷与归档

第十条 学校实行档案材料形成部门立卷归档制度，学校各学院、职能部门、直属部门和产业部门（简称各部门）均为立卷部门。各部门立卷归档需做到分工明确，协同配合，严格按照学校档案立卷归档管理相关规定，及时整理档案和立卷。任何部门和个人不得将应归档材料据为己有或拒绝归档。

第十一条 由多个部门合作完成的工作，由主办部门负责立卷归档。学校重要会议、重大活动形成的材料，由会议或活动承办部门或临时机构负责立卷归档。

第十二条 学校与其他单位分工协作完成的需要归档的事项，由学校主办的，学校主办部门应保存整理全部档案材料；学校作为协作方的，除保存整理与自己承担任务有关的档案正本外，还应保存收取协作方工作任务归档材料的复印件。

第十三条 个人在学校职务活动中，形成或接收的具有保存价值的文件材料及实物，应按规定及时归档，不得据为己有。

领导干部和工作人员调离或退休时，应主动将其岗位形成的应归档材料移交给学校办公室、本部门兼职档案员，不得据为己有或擅自销毁。相关部门负责人和部门兼职档案员应做好提醒、检查工作，确保学校档案资源系统、完整。

第十四条 个人在非职务活动中形成的重要文件材料和实物，学校档案馆可以通过接受捐献、购买、代存、交换等方式进行收集。

第十五条 学校档案馆通过前款规定方式收集档案时，应当根据档案的珍稀程度、内容的重要性等，以书面协议形式约定相关方权利和义务，明确相关档案利用条件。

第十六条 学校各立卷归档部门发生机构变动、职能调整或者撤销合并等情形时，应向有关部门或档案馆移交档案；学校档案馆应及时调整其归档范围，保证档案应归尽归。

第十七条 学校科研成果鉴定、基建工程项目验收时需有档案馆人员参加。有关业务主管部门应会同档案馆对应归档的文件材料加以审查，签署意见。对于文件材料不完整、不准确、不系统的项目，不予上报成果或验收。

第十八条 归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合相关规范和标注要求。电子文件的归档要按照国家档案局电子公文归档的相关规定和标准执行。

第十九条 档案形成单位在档案收集移交的同时要确定档案密级。涉密档案根据档案密级单独立卷，不需移交电子版材料。

第二十条 归档部门应按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页码，制作卷内目录，经本部门档案工作人员收集、整理、检查合格后，由部门负责人审核通过，方可向学校档案馆移交。

第二十一条 接收档案必须履行手续，填写移交清单，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间，并由交接双方签字。

第四章 存放与保护

第二十二条 学校档案馆负责对各部门移交的档案资料进行整理、分类、鉴定和编目。按照全宗、分类、年度有序排列上架存放，并编制检索工具。

第二十三条 入库保管的所有档案一律登记台账。馆藏档案利用调出，归还后要及时准确放回原处，做到账、物相符。

第二十四条 涉密档案应设独立库房或专用保密文件柜单独存放，并配有必要设施。

第二十五条 各档案分室或存放未移交档案的部门，应设立独立存放空间，安排专人负责，定期检查。遇到特殊情况，应及时向本部门主要负责人和档案馆汇报，并接受档案馆的业务指导和相关部门的安全检查。

第二十六条 要采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变、散失等。对已经破损或者字迹褪色的纸质载体档案，应当及时修复或复制，必要时应当及时数字化加工保存。对磁盘、光盘等载体形式档案，应当利用现代先进技术转化为安全存储形式。

第二十七条 档案馆应对重要电子档案进行异地备份保管，采用磁介质、光介质、缩微胶片等符合安全管理要求的存储介质，定期检测载体的完好程度和数据的可读性。异地备份选址应当满足安全保密等要求。

第二十八条 档案馆可根据需要建设灾难备份系统，实现重要电子档案及其管理系统的备份与灾难恢复。

第二十九条 各类档案库房要求专人负责，贯彻“以防为主，防治结合”的原则，切实做好温湿度控制和调节，防治有害生物、防尘、防火、防盗、照明管理和档案保管状况检查等方面的工作。

第三十条 学校档案馆应建立档案统计、检查制度，定期对档案案卷数量、档案进出及保管利用情况进行检查和统计，消除安全隐患。

第三十一条 学校档案馆及各分室要按照国家档案局关于档案保管期限的规定，与档案形成部门协商确定档案保管期限。

第三十二条 学校档案馆可会同有关部门，对保管期限已满、已失去保管价值的档案，提出延长保存期限或销毁的意见。需要继续保存的，应重新划定保管期限并做出标注。需销毁的，应登记造册，经档案馆和立卷部门负责人签字确认，报立卷部门分管校领导、分管档案工作校领导、校长批准后方可销毁。销毁清册应永久保存。未经鉴定和批准，任何人不得销毁档案。

第三十三条 对于既是文物、陈列品和图书资料，又是档案的文献或实物，可由图书馆、博物馆等相关职能部门自行管理。档案馆与上述有关部门开展业务协作，相互提供重复件、复制件和目录，联合举办展览、共同研究，编辑出版有关史料。

第五章 借阅与出证

第三十四条 档案馆应当按照国家和学校有关规定积极主动开展公开档案利用工作。未经学校授权，其他任何组织或个人无权公布学校档案。

第三十五条 档案的公布，是指通过下列形式向社会公开档案的全部或者部分原文：

（一）通过报纸、期刊、图书、音像制品、电子出版物等公开出版；

（二）通过电台、电视台、计算机信息网络等公开传播；

（三）在公开场合宣读、播放；

（四）公开出售、散发或者张贴档案复制件；

（五）在展览、展示中公开陈列。

属下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成部门或个人规定限制利用的。

第三十六条 持有合法证明的单位或持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关审批手续后，可以申请利用已公开的档案。

第三十七条 境外组织或个人利用档案，应严格按照国家有关规定办理。

第三十八条 档案利用包括查阅、复制、借用。利用学校档案必须严格履行审批手续。查阅档案时禁止拍照和摘录。

第三十九条 为加强档案利用工作，保证档案信息安全，指定学校办公室作为学校党委会、校长办公会会议纪要、会议记录，人事处作为学校教职工人事档案，基建管理处作为学校基建档案的归口管理部门。查阅、复制学校档案，需经档案归口管理部门负责人和档案馆馆长批准，借出档案需经分管档案工作校领导批准。查阅、利用的档案涉及未公开的情况，应经档案形成部门和本人同意，必要时需分管校领导或校长审批。查阅、利用的档案涉及重大问题，需校长审准。查阅、利用的档案涉及国家秘密，须经学校保密工作部门批准。利用个人捐赠的档案，须经捐赠人书面同意；无法征得捐赠人书面同意的，须经分管档案工作校领导批准。寄存在档案馆的档案，归寄存者所有。如果需要向社会提供利用，应征得寄存者同意。校外人员利用学校档案的，经审批通过后，须持单位介绍信或利用函及本人身份证件才可利用。

第四十条 重要或珍贵的档案原件原则上不予外借。如有特殊需要，应当经档案馆馆长和分管档案工作校领导批准。

第四十一条 对外借出档案，如有丢失或损坏，利用人应书面报告有关事项，学校根据情况，依法依规处理。

第四十二条 学校档案馆是出具档案证明的唯一机构。档案馆出具的档案复印件、档案信息证明等材料需加盖档案馆档案证明专用章，加盖专用章的复印件与原件具有同等效力。

第四十三条 档案馆为学校及社会公益利用档案提供服务的，不收取费用；对于用于个人或者商业目的的档案利用，按照相关规定可以合理收取费用。

第四十四条 学校档案馆应积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应经档案形成部门同意，由分管档案工作校领导批准，必要时报请校长批准。

第四十五条 利用馆藏档案，用于展览、发表、出版等，必须标明档案来源于学校档案馆馆藏，且不得违反国家有关知识产权保护的法律规定。

第四十六条 学校档案馆应采取多种形式，如举办档案展览、陈列、建设档案网站等，积极开展档案宣传工作。

第六章 条件保障

第四十七条 学校应将档案工作纳入学校事业发展规划和年度工作计划，定期进行督促检查，及时研究并协调解决档案工作中的重大问题，为档案工作顺利开展提供人力、财力、物力等方面保障。

第四十八条 学校应为档案职能部门配备专职档案工作人员。档案工作人员数量根据学校档案数量和工作任务确定。专职档案人员属档案专业技术人员，按照国家和学校规定实行专业技术聘任。

第四十九条 学校应合理核定档案工作经费并列入学校年度预算，应设立专项经费配置档案管理现代化、信息化所需设施，以保证档案工作需求。

第五十条 学校应提供符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或不符合档案保管要求的库房，应及时改建或者扩建。

第五十一条 学校应将数字档案馆建设列入学校信息化建设整体规划，推进档案存储数字化和利用网络化，保障档案信息化建设与学校信息化校园建设同步进行。

第七章 奖励与责任追究

第五十二条 各部门应将档案工作纳入绩效考核范围，对认真完成本部门档案工作的兼职档案员可给予绩效奖励。对在档案工作中做出显著成绩的部门和个人以及向档案馆捐赠重要或珍贵资料的人员，档案馆可向学校申请给予奖励。

第五十三条 有下列行为之一的，学校对直接负责人员和相关人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第八章 附则

第五十四条 本办法由学校档案馆负责解释。

第五十五条 学校各类档案管理可按照本办法和工作实际制定相应的实施细则。

第五十六条 本办法自印发之日起执行。原《东北大学秦皇岛分校档案管理办法》（东秦校〔2013〕40号）、《东北大学秦皇岛分校档案借、查阅工作制度》（东秦校字〔2003〕78号）同时废止。